Besprechungsetikette 101 - Führen Sie mit diesen 10 Tipps effektive Besprechungen durch

'Ich fühle mich nach Teambesprechungen immer voller Energie.'

Ja ... das hat jemand in meinem Team wirklich gesagt.

Meine Herren, Sie sind ALLE in der Lage, Meetings zu leiten, die Menschen mit Energie versorgen und großartige Ergebnisse erzielen.



Es ist kein mysteriöses Geschenk. Es ist eine erlernte Fähigkeit.

Wenn Sie es nicht lernen, werden Sie viele unangenehme Stunden damit verbringen, gelangweilte Gesichter zu betrachten… oder schlimmer noch, wütende Gesichter. Und Sie werden das Gefühl haben, durch Melassesirup zu waten, um etwas zu erledigen.

Ich habe es auf die harte Tour gelernt… Ich habe in meinem Leben Tausende von Meetings abgehalten. Alles was Sie tun müssen, ist weiterzulesen.

(Video)

1. Brauchen Sie wirklich ein Meeting?

Die Nummer 1, die Leute dazu bringt, Ihre Meetings zu hassen? Besprechungen haben, die nicht notwendig sind. Sie verschwenden nicht nur Ihre eigene Zeit, sondern auch die Zeit aller.

Aber woher weißt du, wann du ein Meeting brauchst? Harvard Business Review hat einen Entscheidungsbaum erstellt, der Ihnen bei der Entscheidung hilft.

Haben Sie die Situation zunächst selbst durchdacht? Wenn nicht, planen Sie eine strategische Denkzeit ein - nur für Sie. Auch wenn Sie danach noch ein Meeting benötigen, können Sie allen klar sagen, wie die Situation ist und was Sie erreichen möchten.

Wenn Sie es sich überlegt haben, fragen Sie sich, ob Sie wirklich externe Eingaben benötigen, um Fortschritte zu erzielen. Schaffst du es selbst? Planen Sie dann die Zeit für die Arbeit ein.

Wenn Sie externe Eingaben benötigen, muss es sich um ein Echtzeitgespräch handeln? Wenn nicht, senden Sie eine E-Mail. Und wenn Sie ein Gespräch in Echtzeit benötigen, muss es von Angesicht zu Angesicht stattfinden? Wenn nicht, können Sie einen Chat verwenden, anrufen oder eine Videokonferenz planen.

Wenn Sie sich entscheiden, muss es sich um ein persönliches Gespräch handeln & hellip; Boom, planen Sie dieses Treffen.

2. Entscheiden Sie, wie oft Meetings abgehalten werden sollen

Es gibt zwei Gründe, sich zu treffen - um die Dynamik aufrechtzuerhalten oder den Kurs zu ändern. Mit 'Kurswechsel' meine ich Dinge wie Kickoffs, Rückblicke, Notfallbesprechungen, Planungssitzungen, Workshops, Verkäufe und Verhandlungen. Dies sind alles Anlässe für ein einmaliges Treffen.

Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, benötigen Sie regelmäßige Besprechungen - aber wie oft? Treffen Sie sich zu oft und es ist Zeitverschwendung. Nicht oft genug und die Arbeit leidet.

Ich habe häufige Teambesprechungen, damit jeder die Absicht des Kommandanten kennt - ein Begriff, den ich bei den Marines aufgegriffen habe.

Es bedeutet den Gesamtfokus - wohin wir als Team gehen. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team zusammenarbeitet, um einen schweren Baumstamm zu bewegen, muss es wissen, in welche Richtung es sich bewegen muss - oder alles, was Sie bekommen, ist erschöpfendes Chaos.

Wöchentliche Besprechungen reichen möglicherweise nicht aus, insbesondere wenn Ihr Team remote arbeitet und sich die Prioritäten schnell ändern. Ich treffe mich 2x wöchentlich mit meinem gesamten Team und meinen Managern TÄGLICH - es nimmt weniger Zeit in Anspruch als jemand, der eine Woche mit dem falschen Fokus verschwendet.

Im Zweifelsfall können Sie die verwenden Prioritätsmatrix zu entscheiden. Ist das Besprechungsthema:

  • Wichtig und dringend? Treffen Sie sich täglich.
  • Wichtig und nicht dringend? Treffen Sie sich regelmäßig, aber seltener.
  • Dringend und nicht wichtig? Haben Sie ein einmaliges Treffen.
  • Nicht wichtig oder dringend? Treffen Sie sich nicht - senden Sie eine E-Mail.

3. Stellen Sie sicher, dass jeder den Zweck des Meetings kennt

Im eines meiner Lieblingsbücher, Essentialism von Greg McKeownEr spricht über eine Management-Trainingsübung, bei der Teams um die Lösung eines Problems kämpften. Er bemerkte, dass ein Team nirgendwo hinkam und fragte: 'Welche Frage versuchen Sie zu beantworten?'

Niemand im Team konnte es ihm sagen.

Nachdem er sie gezwungen hatte, die Frage zu klären, fand das Team schnell eine Lösung und gewann den Wettbewerb durch einen Erdrutsch.

Imbiss: Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder den Zweck des Meetings kennt. Sagen Sie es ihnen ausdrücklich oder bitten Sie sie, es Ihnen zu sagen. Wenn Sie regelmäßige Besprechungen haben, lohnt es sich, dies immer wieder zu wiederholen.

4. Haben Sie eine gute Einstellung

In jeder Besprechung (unabhängig davon, ob Sie sie durchführen oder nicht) sind Sie hier, um den Zweck der Besprechung zu erfüllen. Das bedeutet:

  • pünktlich sein
  • aufpassen
  • bereit sein zu sprechen UND bereit zuzuhören leise
  • die Beiträge anderer Menschen mit Respekt behandeln
  • positiv und energisch sein
  • die Initiative ergreifen
  • Verantwortung und Eigenverantwortung übernehmen, einschließlich deine Fehler besitzen.

Geben Sie ein Beispiel für die Haltung, die Ihr Team einnehmen soll, und leiten Sie es in die richtige Richtung.

Zum Beispiel halte ich meine Teambesprechungen positiv, indem ich durch die Gruppe gehe und jede Person auffordere, uns einen Sieg mitzuteilen, den sie in der vergangenen Woche errungen hat. Ich mache es nicht jedes Mal, nur oft genug, um ein Klima zu schaffen, in dem die Menschen stolz auf ihre Erfolge sind, anstatt über ihre Misserfolge nachzudenken.

5. Treffen von Angesicht zu Angesicht vs. Telefonkonferenzen

Persönliche Meetings eignen sich am besten für Teambindung, Engagement und die gesamte nonverbale Kommunikation, die durch sie stattfindet Körpersprache.

Konferenzraum

Wenn Ihr Team jedoch nicht alle am selben Ort arbeitet, kostet es Zeit und Geld, zu vielen persönlichen Besprechungen zu reisen - und wenn sie wie mein Team auf der ganzen Welt stationiert sind, ist dies einfach unmöglich . Alle unsere Meetings sind virtuell.

Für virtuelle Besprechungen verwenden wir Zoom, und ich erwarte, dass jeder seine Kameras eingeschaltet hat. Bei Nur-Audio-Meetings besteht die Gefahr, dass Personen anrufen und sich nicht konzentrieren. Ich finde jedoch, dass 1: 1-Telefonkonferenzen eine großartige Möglichkeit sind, die Zeit während der Fahrt zu nutzen.

Schüchterne Menschen können im Text-Chat besser abschneiden, weil sie sich hinter dem Bildschirm verstecken und Zeit haben, über das nachzudenken, was sie sagen sollen.

Mein Content-Team hat einen Gruppen-Skype-Chat, in dem sie jederzeit miteinander sprechen können. Es hat den Vorteil, dass es unmittelbarer als E-Mail ist, aber weniger unmittelbar als ein formelles Meeting, bei dem Teammitglieder in sehr unterschiedlichen Zeitzonen in die Konversation ein- und aussteigen.

6. Stellen Sie sicher, dass jeder gehört wird

Google hat drei Jahre lang nach den leistungsstärksten Teams gesucht - sie nannten dies 'Projekt Aristoteles'. Sie fanden heraus, dass die besten Teams zwei Dinge gemeinsam hatten:

  • Jeder redet
  • Jeder fühlt sich sicher, über seine Herausforderungen und Bedenken zu sprechen („psychologische Sicherheit“).

Hier ist ein Tipp, um sicherzustellen, dass alle interagieren. Erstellen Sie eine Liste mit den Namen aller Teilnehmer der Besprechung und setzen Sie ein Häkchen, wenn jede Person spricht.

Um die ruhigen Leute zum Reden zu bringen, anstatt nach ihren Ideen zu fragen, fragen Sie nach ihren Reaktionen: 'Hey Bob, was denkst du über das, was Alice gerade gesagt hat?'

Dieses Modell für Ihr Team ist wichtig, dass die Meinung aller wichtig ist. Wenn das Meeting klein genug ist, beenden Sie es erst, wenn Sie ein Häkchen neben dem Namen aller Teilnehmer haben.

persönliches Treffen

Mein Tipp, psychologische Sicherheit zu schaffen, ist noch einfacher. Wenn jemand Bedenken äußert, kritisieren Sie ihn nicht - danken Sie ihm. Das Gleiche gilt, wenn Ihnen jemand sagt, dass er einen Fehler gemacht hat oder mit etwas zu kämpfen hat. Bedanken Sie sich öffentlich für den Mut, ehrlich zu sein. Sie werden feststellen, dass Sie viel mehr darüber erfahren, was in Ihrem Team vor sich geht.

7. Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Meeting?

YouCanBookMe, ein britisches Unternehmen, das Planungs-Apps für Unternehmen herstellt, analysierte über 2 Millionen Antworten, um diese Frage zu beantworten. Ihre Entdeckung?

Die ideale Besprechungszeit ist Dienstag um 14.30 Uhr.

Warum? Es ist nicht zu spät (weder am Tag noch in der Woche), damit die Leute nicht zu müde werden. Und es ist nicht zu früh - Montags und am frühen Morgen sind Spitzenproduktivitätszeiten, und die Mitarbeiter werden frustriert sein, wenn Sie darauf eingehen.

Es ist also nichts Magisches an 2.30 Uhr an einem Dienstag - aber fotografieren Sie irgendwo mitten am Tag und mitten in der Woche.

8. Wie lange sollte ein Meeting dauern?

Untersuchungen zeigen, dass die Aufmerksamkeitsstufe schnell abnimmt, je länger das Meeting dauert - insbesondere nach 30 Minuten. Bevor Sie also ein langes Meeting planen, sollten Sie sich den Prozentsatz der Personen ansehen, die am Ende noch aufpassen werden:

Nach 0-15 Minuten: 91%
Nach 15-30 Minuten: 84%
Nach 30-45 Minuten: 73%
Nach mehr als 45 Minuten: 64%

Wenn Sie länger als 30 Minuten unterwegs sind, verlieren Sie mehr als ein Viertel Ihres Publikums. (Und Sie könnten auch selbst den Fokus verlieren.)

Wenn Sie wirklich viel Zeit benötigen, planen Sie Pausen oder haben Sie eine Reihe kürzerer Besprechungen.

SMS in Besprechungen

Sieht so aus, als hättest du diesen Kerl verloren ... Klicken Sie hier, um zu erfahren, warum die Regeln der modernen Etikette dies verbieten.

9. Wissen, wie man eine gute Meeting-Agenda erstellt

Eine gute Agenda erleichtert es, auf dem richtigen Weg zu bleiben und effektive Minuten zu führen.

Erstellen Sie Ihre Agenda frühzeitig. Teilen Sie es den Leuten im Voraus mit und lassen Sie sie wissen, ob sie etwas vorbereiten müssen. Auf diese Weise haben Sie alle bereit, sich auf ein produktives Meeting vorzubereiten.

Geben Sie auf Ihrer Tagesordnung oben den Zweck des Meetings deutlich an.

Ordnen Sie dann die Elemente in der Prioritätsreihenfolge an, teilen Sie sie in wichtige Punkte auf und machen Sie deutlich, ob für eines der Elemente eine Entscheidung getroffen werden muss.

Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Element genügend Zeit und am Ende zusätzliche Zeit einplanen, um Fragen zu beantworten und das Meeting zu bewerten, damit Sie den Prozess verbessern können.

10. Wissen, wie man Konflikte in Besprechungen verwaltet

Wenn Sie wissen, dass ein Konfliktrisiko besteht, legen Sie einige Besprechungsregeln fest, um die Reihenfolge aufrechtzuerhalten (und stellen Sie sicher, dass Sie diese durchsetzen). Hier einige Beispiele:

  • Heben Sie Ihre Hand, bevor Sie sprechen.
  • Es kann immer nur eine Person sprechen.
  • Der Stuhl kann zusammenfassen, was gesagt wurde, um sicherzustellen, dass jeder versteht.
  • Jeder wird eingeladen, einen Beitrag zu leisten, damit niemand die Diskussion übernehmen kann.

Achten Sie auf nonverbale Anzeichen von Konflikten.

Rollt jemand mit den Augen oder äußert er andere Meinungsverschiedenheiten? Gibt es bedeutungsvolle Blicke, Flüstern oder Notizen zwischen den Teammitgliedern (möglicherweise Unterstützung für eine Konfrontation)? Starrt jemand andere an und versucht vielleicht, sie einzuschüchtern?

Konflikt in der Besprechung

Wenn Sie diese Anzeichen erkennen, können Sie Konflikte im Keim ersticken, indem Sie:

  • Depersonalisieren - machen Sie sich Gedanken darüber, WAS der Person nicht zustimmt. eher als die WHO, mit der sie nicht einverstanden sind.
  • Fragen - Wenn die Leute etwas nicht mögen, bitten Sie sie zu erklären, was sie stattdessen mögen würden.
  • Verringerung der wahrgenommenen Bedrohung - Konflikte entstehen häufig durch Menschen, die sich bedroht fühlen. Könnte zum Beispiel jemand die Gewissheit haben, dass sein Arbeitsplatz sicher ist?
  • Vereinbaren Sie ein Meeting, um das Problem später mit nur den direkt beteiligten Personen zu besprechen (ein Meeting in einer großen Gruppe ist nicht der richtige Ort, um über sensible persönliche Probleme zu sprechen).

Akzeptiere das schließlich Sie können nicht immer alle zufrieden stellen. Wenn Konflikte fair behandelt wurden und jemand immer noch nicht glücklich ist, nehmen Sie es nicht persönlich ... auch wenn Sie die Person sind, die nicht glücklich ist.

Bonus: Haben Sie keine Angst, ein Meeting vorzeitig zu beenden

Nur weil Sie eine halbe Stunde eingeplant haben, müssen Sie diese nicht ausfüllen.

Wenn ein Meeting aufgrund technischer Probleme vorzeitig beendet werden muss, sollten Sie einen Zeitpunkt für den Abschluss des Meetings festlegen. Aber wenn Sie wirklich fertig sind und niemand relevante Fragen hat, klopfen Sie sich auf den Rücken, um ein effizientes Meeting zu haben, und beenden Sie es genau dort.

Da haben Sie es - befolgen Sie diese 10 Tipps und Sie werden dafür bekannt sein, großartige Meetings abzuhalten, die wirklich Dinge erledigen. Merken:

  • Finden Sie heraus, ob Sie wirklich ein Meeting brauchen
  • Entscheiden Sie, wie häufig Ihre wiederkehrenden Besprechungen sein sollen
  • Stellen Sie sicher, dass jeder den Zweck des Meetings kennt
  • Habe eine gute Einstellung
  • Entscheiden Sie sich zwischen Face-to-Face, Video, Telefon und Chat
  • Stellen Sie sicher, dass jeder gehört wird und sich sicher fühlt, ehrlich zu sprechen
  • Planen Sie Besprechungen in der Mitte des Tages und der Woche - ideal ist Dienstag um 2.30 Uhr
  • Halte es kurz
  • Machen Sie im Voraus eine gute Agenda
  • Wissen, wie man mit Konflikten umgeht
  • Haben Sie keine Angst, das Meeting vorzeitig zu beenden

Jetzt haben wir das behandelt - wussten Sie schon Es gibt 5 verschiedene Arten von Besprechungen?

Sie betrachten all dies mit ziemlicher Sicherheit nicht als Treffen… aber zu wissen, wie Sie sich in jedem präsentieren können, könnte den Verlauf Ihres Lebens verändern. Klicken Sie hier, um die 5 verschiedenen Arten von Besprechungen zu sehen und zu erfahren, wie Sie sich für sie kleiden.